OTA (Online Travel Agency) nel settore alberghiero indica una piattaforma digitale che offre la possibilità di prenotare alloggi, voli e pacchetti vacanza in modo rapido e semplice.
Sulle OTA, gli utenti possono confrontare i prezzi e le offerte di diversi hotel, visualizzare immagini, recensioni e informazioni dettagliate sui servizi offerti, e prenotare direttamente il soggiorno. Le OTA più famose includono Booking.com, Expedia, TripAdvisor e Hotels.com.
L’idea che, per garantire una buona mappatura sui canali di distribuzione online, sia sufficiente essere presenti sulle principali OTA, è spesso fraintesa.
La stesura del contratto che, nella maggior parte dei casi, comporta un grande dispendio di energie (trattandosi di numerose pagine ricche di informazioni da aggiornare, fact sheets da compilare, clausole da controfirmare) è solo il primo e minimo step per la collaborazione con un portale web.
A seguire, infatti, è necessario un training (telefonico o a video) per comprendere il funzionamento del back-office del sito (la cosiddetta “extranet”) con la successiva creazione della complessa struttura di vendita dell’hotel.
Quest’ultima rappresenta la fase più importante del processo di vendita in quanto andranno definite le categorie di camera da vendere, i piani tariffari da creare, le eventuali promozioni da attivare, le percentuali di sconto, le restrizioni (legate, ad esempio, ad un soggiorno minimo di n-notti per specifici periodi o singole date), le politiche di cancellazione (eventualmente, da differenziare), e così via. Ognuna di tali opzioni presuppone un’attenta analisi che comporta dispiego di tempo e di risorse ma che costituisce un tassello di valore estremo per l’ottimizzazione della vendita.
Un ulteriore dettaglio da non tralasciare è la vendita dei servizi “ancillari” legati ad altri reparti dell’hotel, che può costituire una fonte di guadagno da non trascurare.
Al momento del caricamento di testi descrittivi, contenuti e immagini/video non bisogna in alcun modo trascurarne il potenziale appeal sul consumatore finale: poiché quella alberghiera è un tipo di vendita basata su servizi e non su beni materiali, è fondamentale presentare il contenuto del prodotto che stiamo offrendo con veridicità ma, al tempo stesso, cogliendone gli aspetti più allettanti, riuscendo a comunicarli in maniera efficace.
Una volta definita l’offerta sul canale ed attivate le vendite, la complessità maggiore è quella della gestione operativa delle stesse.
Alcune attività vanno condotte quotidianamente, a cominciare dal monitoraggio e conseguente aggiornamento dei contingenti di camere in vendita.
La disponibilità di camere caricata sul portale non può e non deve corrispondere alle camere effettivamente invendute per la data di riferimento: i contingenti vanno calibrati ed aggiornati valutando, in condivisione con il Revenue Manager, la possibilità di modificare la tariffa di vendita o chiudere/aprire uno specifico prodotto tariffario sulla base dell’andamento della vendita. L’idea di vendere contemporaneamente tutte le camere disponibili per una notte alla medesima tariffa, in molti casi potrebbe essere sinonimo di carente o inesistente gestione del pricing.
Uno strumento valido, a supporto della gestione quotidiana di tariffe e disponibilità, è il Channel Manager.
Da tenere in considerazione, infine, è il monitoraggio periodico dei risultati, per singolo canale e singolo prodotto (tariffario o categoria di camera). È essenziale comprendere cosa sia stato venduto, attraverso quali canali e a quali mercati di riferimento.
Utili a tale verifica sono certamente le statistiche estrapolate direttamente dal Channel Manager o dall’extranet delle OTA di riferimento. Tuttavia, suggeriamo caldamente un costante confronto con il Market Manager a cui rivolgersi per maggiori informazioni relative all’andamento delle vendite della destinazione e del competitivo set.
In conclusione, essere presenti sulle OTA, rappresenta solo il punto di partenza per una buona mappatura sui canali distributivi. Un’attenta analisi delle opzioni di vendita, la definizione di politiche di cancellazione e di promozioni, nonché la gestione quotidiana dei contingenti e del pricing sono attività fondamentali per ottimizzare la vendita del proprio prodotto alberghiero.
Un costante monitoraggio dei risultati è poi essenziale per comprendere cosa funziona e cosa no, e per apportare eventuali correzioni al piano di vendita.